Voor een succesvolle EIA-aanvraag voor koeling van een serverruimte heb je een geldig aanbod of factuur, de technische specificaties van het koelsysteem en een verklaring dat het systeem op de Energielijst staat nodig. De aanvraag moet bovendien worden ingediend binnen drie maanden na het sluiten van de investeringsovereenkomst. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over documentatie, toetsing en de rol van de leverancier.
Welke koelsystemen komen in aanmerking voor de EIA-regeling?
Koelsystemen voor serverruimtes komen in aanmerking voor de EIA-regeling als ze zijn opgenomen op de jaarlijkse Energielijst van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit zijn systemen die aantoonbaar energiezuiniger zijn dan de gangbare marktstandaard. Voor 2026 vallen hieronder specifiek koeloplossingen die werken zonder synthetische koudemiddelen, zonder compressoren en met een significant lager elektrisch aansluitvermogen dan conventionele systemen.
Traditionele koelinstallaties voor serverruimtes en MER-ruimtes staan doorgaans niet op de Energielijst, simpelweg omdat ze geen uitzonderlijke energieprestatie leveren. Innovatieve koeltechnologieën zoals systemen op basis van Phase Change Materials (PCM) vallen wel binnen de EIA-criteria, juist omdat ze het energieverbruik drastisch terugdringen ten opzichte van de gangbare standaard.
Concreet gelden de volgende voorwaarden voor het koelsysteem:
- Het systeem staat vermeld op de actuele Energielijst van RVO
- De investering bedraagt minimaal het drempelbedrag dat RVO jaarlijks vaststelt
- Het systeem wordt ingezet voor bedrijfsmatige doeleinden
- De investeerder is een in Nederland belastingplichtige onderneming of organisatie
Welke documenten moet je aanleveren voor een EIA-aanvraag?
Voor een EIA-aanvraag voor koeling van de serverruimte lever je minimaal de volgende documenten aan: een ondertekende offerte of factuur, de technische productspecificaties van het koelsysteem, het EIA-codenummer van de betreffende maatregel en de bedrijfsgegevens van de aanvrager. De aanvraag zelf verloopt digitaal via het eLoket van RVO.
In de praktijk vraagt RVO bij een controle om een completer dossier. Zorg daarom dat je de volgende stukken bij de hand hebt:
- Investeringsovereenkomst of offerte met datum, bedrag en omschrijving van het systeem
- Technisch datablad van het koelsysteem, inclusief vermogen (kW), energieprestatie en toegepaste technologie
- EIA-codenummer van de maatregel, terug te vinden op de Energielijst van RVO
- Projectomschrijving met de locatie en het gebruiksdoel van de koelinstallatie
- Bewijs van de investering: factuur en betalingsbewijs na oplevering
Let op het tijdstip van aanvragen. De EIA-melding moet worden gedaan binnen drie maanden na het aangaan van de investeringsverplichting, niet na de betaling of oplevering. Dit is een veelgemaakte fout die aanvragen ongeldig maakt.
Hoe bewijs je dat een koelsysteem voldoet aan de Energielijst?
Je bewijst dat een koelsysteem voldoet aan de Energielijst door het EIA-codenummer van de betreffende maatregel op te nemen in de aanvraag en dit te onderbouwen met technische documentatie van de leverancier. RVO toetst of de technische kenmerken van het systeem overeenkomen met de omschrijving op de Energielijst.
In de praktijk verloopt dit als volgt: de Energielijst beschrijft per maatregel welke technische eisen gelden. De leverancier levert een technisch datablad waaruit blijkt dat het systeem aan die eisen voldoet. Denk aan gegevens over het opgenomen elektrisch vermogen, de koelcapaciteit, de toegepaste technologie en het ontbreken van bepaalde componenten zoals compressoren of synthetische koudemiddelen.
Als aanvrager ben jij verantwoordelijk voor de juistheid van de ingediende informatie. Het is dus verstandig om bij de leverancier expliciet te vragen om een verklaring of certificaat waaruit de EIA-geschiktheid blijkt, inclusief het bijbehorende codenummer. Een goede leverancier heeft dit soort documentatie standaard beschikbaar.
Wat gebeurt er als documentatie ontbreekt of onjuist is?
Als documentatie ontbreekt of onjuist is, kan RVO de EIA-aanvraag afwijzen of terugvorderen. Bij een controle achteraf, die tot vijf jaar na de aanvraag kan plaatsvinden, riskeer je een naheffing van het genoten belastingvoordeel, vermeerderd met rente en mogelijk een boete.
RVO controleert niet elke aanvraag direct, maar voert steekproefsgewijs audits uit. Als bij zo’n controle blijkt dat het ingediende systeem niet overeenkomt met de Energielijstomschrijving, of dat de technische onderbouwing ontbreekt, wordt het voordeel teruggedraaid. Dit kan forse financiële gevolgen hebben, zeker bij grotere investeringen.
Veelvoorkomende fouten die leiden tot problemen:
- De aanvraag te laat indienen (na de termijn van drie maanden)
- Een verkeerd EIA-codenummer opgeven
- Technische specificaties die niet overeenkomen met de Energielijstomschrijving
- Ontbrekende factuur of betalingsbewijs bij een latere controle
- Het systeem wordt anders ingezet dan omschreven in de aanvraag
Kan een leverancier de EIA-aanvraag voor je regelen?
Een leverancier kan je ondersteunen bij de EIA-aanvraag, maar de aanvraag zelf moet altijd worden ingediend door de investerende partij. De juridische en fiscale verantwoordelijkheid ligt bij de koper, niet bij de leverancier. Wat een leverancier wel kan doen, is alle benodigde technische documentatie aanleveren en het juiste EIA-codenummer bevestigen.
In de praktijk is de samenwerking met de leverancier cruciaal voor een soepele aanvraag. Een ervaren leverancier weet precies welke gegevens RVO verwacht, welk codenummer van toepassing is en hoe het technisch datablad moet worden opgesteld. Dit neemt een groot deel van het werk uit handen, zonder dat de leverancier formeel als aanvrager optreedt.
Laat je bij twijfel ook begeleiden door een fiscaal adviseur of energieconsultant, zeker als het om een grotere investering gaat. Zij kunnen de aanvraag inhoudelijk toetsen voordat je indient.
Hoe Duraflow je helpt met de EIA-aanvraag voor serverruimtekoeling
Als leverancier van PCM-koeloplossingen voor serverruimtes en andere bedrijfskritische omgevingen zorgen wij ervoor dat je als klant volledig bent voorbereid op de EIA-aanvraag. Onze PCM Power Units staan erkend als energiebesparende maatregel door de Nederlandse overheid, wat de aanvraag aanzienlijk vereenvoudigt.
Wat wij voor je regelen:
- Volledig technisch dossier inclusief datasheet, vermogensgegevens en productomschrijving
- Bevestiging van het juiste EIA-codenummer voor jouw specifieke installatie
- Ondersteuning bij het opstellen van de projectomschrijving voor RVO
- Tijdige aanlevering van alle documenten zodat je de driemaandstermijn haalt
- Nazorg bij eventuele vragen van RVO tijdens een controle
Zo combineer je een betrouwbare koeloplossing voor je serverruimte met een fiscaal voordeel dat de terugverdientijd aanzienlijk verkort. Wil je weten of jouw situatie in aanmerking komt? Neem contact met ons op en we kijken het samen met je door.
Veelgestelde vragen
Hoe hoog is het belastingvoordeel dat je kunt behalen met de EIA voor serverruimtekoeling?
Via de EIA mag je een percentage van het investeringsbedrag aftrekken van de fiscale winst, bovenop de gebruikelijke afschrijving. Voor 2026 bedraagt dit aftrekpercentage 40% van het investeringsbedrag, wat neerkomt op een effectief belastingvoordeel van ruwweg 8 tot 10% van de totale investering, afhankelijk van je vennootschapsbelastingtarief. Bij een investering van bijvoorbeeld €50.000 in een PCM-koeloplossing kan dit al snel oplopen tot enkele duizenden euro’s aan belastingbesparing.
Wat als ik de driemaandstermijn heb gemist — kan ik de EIA dan alsnog aanvragen?
Helaas niet. De termijn van drie maanden na het aangaan van de investeringsverplichting is een harde deadline die RVO niet kan oprekken. Het moment van de investeringsverplichting is de datum waarop je de offerte of het contract ondertekent, niet de datum van betaling of oplevering. Als je de termijn hebt gemist, is de enige optie om bij een volgende investering wél tijdig te melden — zorg dus dat de EIA-aanvraag standaard onderdeel is van je inkoopproces.
Kan ik de EIA combineren met andere subsidieregelingen, zoals de MIA of ISDE?
De EIA is in principe combineerbaar met andere regelingen, maar niet altijd voor dezelfde investering. De EIA en MIA (Milieu-investeringsaftrek) mogen bijvoorbeeld niet tegelijkertijd worden aangevraagd voor hetzelfde bedrijfsmiddel. Combinatie met de ISDE (Investeringssubsidie duurzame energie) of andere subsidies is soms wel mogelijk, maar vraag dit altijd na bij een fiscaal adviseur of de RVO-helpdesk voordat je een aanvraag indient.
Geldt de EIA ook als ik de serverruimtekoeling lease of huur in plaats van koop?
De EIA is alleen van toepassing als je als ondernemer zelf de investering doet en het bedrijfsmiddel op je eigen balans activeert. Bij operationele lease of huur is het doorgaans de leasemaatschappij of verhuurder die investeert, en zij kunnen de EIA aanvragen — niet de gebruiker. Bij financiële lease, waarbij het economisch eigendom bij jou ligt, kan de EIA in sommige gevallen wél van toepassing zijn. Laat dit vooraf toetsen door een fiscalist om verrassingen te voorkomen.
Hoe weet ik welk EIA-codenummer van toepassing is op mijn specifieke koelinstallatie?
Het juiste EIA-codenummer vind je op de actuele Energielijst, die RVO jaarlijks publiceert op hun website. Elke maatregel heeft een unieke code en een bijbehorende technische omschrijving waarmee je kunt controleren of jouw systeem eronder valt. In de praktijk is het sterk aan te raden om het codenummer te laten bevestigen door je leverancier, zodat je zeker weet dat het systeem dat je aanschaft ook daadwerkelijk overeenkomt met de maatregel zoals RVO die omschrijft.
Moet ik de EIA-aanvraag zelf indienen of kan mijn accountant dit doen?
De EIA-melding wordt ingediend via het eLoket van RVO en moet op naam staan van de investerende onderneming. Je kunt een gemachtigde — zoals je accountant of fiscaal adviseur — aanwijzen om namens jou in te loggen en de melding te doen. Dit is zelfs aan te raden bij complexere aanvragen, omdat een accountant kan controleren of alle gegevens kloppen voordat de melding wordt ingediend. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de juistheid van de aanvraag blijft echter altijd bij de onderneming zelf liggen.
Wat gebeurt er met de EIA als ik het koelsysteem binnen enkele jaren verkoop of vervang?
Als je het bedrijfsmiddel waarvoor je EIA hebt ontvangen binnen een bepaalde periode verkoopt of buiten gebruik stelt, kan RVO een desinvesteringsbijtelling opleggen. Dit betekent dat een deel van het genoten belastingvoordeel alsnog wordt teruggevorderd, afhankelijk van de verkoopprijs en het moment van vervreemding. De desinvesteringsregeling geldt doorgaans voor de eerste vijf jaar na de investering, dus het is verstandig om hier rekening mee te houden bij je investeringsplanning.
